Geen enkel bedrijf is onkwetsbaar. Maar de gevolgen van een incident pakken bij het ene bedrijf veel minder ernstig uit dan bij het andere. Het verschil zit ‘m vaak in de voorbereiding.
Hoe paradoxaal het ook klinkt, elk bedrijf zou plannen moeten maken voor onvoorziene gebeurtenissen. Daarmee is te voorkomen dat een klein ongelukje uitgroeit tot een onbeheersbare situatie. In dit stuk beschrijft Interpolis hoe je dat systematisch en grondig aanpakt.
Wat je kan leren van de Titanic
De kapitein van de Titanic had geen calamiteitenplan toen hij uitvoer. Waarom zou hij? Het schip werd zo veilig geacht dat het aantal reddingssloepen was gehalveerd. Die waren toch niet nodig. Bovendien hadden de passagiers zo een beter uitzicht. Iedereen weet hoe het de Titanic verging. Het onzinkbare schip raakte een ijsberg en zonk. Ruim 1.500 mensen stierven.
Het zinken was misschien niet te voorkomen geweest maar met een deugdelijk calamiteitenplan waren er lang niet zoveel slachtoffers gevallen. Dan waren er wel voldoende reddingssloepen geweest en had de bemanning geweten wat te doen. De passagiers zouden correct zijn geïnformeerd en geëvacueerd. Ook zouden er geen halflege reddingssloepen zijn weggevaren.
Klein incident, grote gevolgen
Als er in jouw bedrijf iets misgaat, er is bijvoorbeeld een lekkage, dan heeft dat meteen grote gevolgen. Een onvoorziene gebeurtenis houdt mensen van hun werk. Er moeten snel noodmaatregelen genomen worden. Er moet hulp van buiten komen. Al met al zit je met een flink productieverlies. Dit gebeurt bij vrijwel elk incident, groot en klein.
Daarom getuigt het van goed ondernemerschap om bewust stil te staan bij wat er zou kunnen gebeuren en welke maatregelen dan nodig zijn. Daarmee voorkom je dat bij een noodsituatie kostbare tijd verloren gaat. Tijd waarin schade beperkt en mogelijk levens gered kunnen worden.
Benoem een coördinator
De voorbereiding op noodsituaties begint met het benoemen van een coördinator, die dit onderwerp in zijn portefeuille heeft, uitwerkt en onderhoudt. In een noodsituatie wil je niet dat iedereen elkaar aankijkt maar niemand actie onderneemt. Maak daarom een medewerker officieel verantwoordelijk voor de voorbereiding op calamiteiten. Zorg er dan ook voor dat deze persoon de juiste opleiding en ervaring heeft. Of snel krijgt.
Denk na over het ondenkbare
Jouw bedrijf heeft een uniek, eigen risicoprofiel. Niet alleen vanwege de activiteiten die je verricht maar ook door de constructie en de ligging van jouw bedrijfspand.
Het gebruiken van alleen een standaard checklist voor het inventariseren van mogelijke noodsituaties is daarom niet afdoende. Beter is het om met afdelingshoofden te brainstormen over wat er binnen en buiten het bedrijf kan gebeuren.
Loop in gedachten of – beter – in werkelijkheid alle ruimten af en bedenk wat daar mis zou kunnen gaan. Kijk ook in de omgeving van je bedrijf. Wat doen bedrijven in de buurt? Werken die met gevaarlijke stoffen? Hoe zit het met de bereikbaarheid? Kun je doorwerken als de politie of brandweer jouw straat afzet? Of als de stroom langdurig uitvalt?
Maak een noodplan
Je hebt nu een hele lijst met mogelijke calamiteiten. Van inbraak tot stormschade, van persoonlijke ongevallen tot langdurige stroomstoring. Beschrijf nu per geval wie wat moet doen om de schade voor je medewerkers en je bedrijf te beperken. Tip: doe dit in de vorm van een checklist en niet in de vorm van uitgebreide procedures.
Bedenk ook welke andere maatregelen nodig zijn. Zoals procedures voor noodstop en veilig afschakelen van kritieke processen. Zorg voor een actuele telefoonlijst, een lijst met sleutelbewaarders en een actuele plattegrond en luchtfoto van jouw bedrijf.
Maak op basis van de inventarisatie een noodplan – zie deze whitepaper ‘Calamiteiten: hoe u uw bedrijf voorbereidt op het ondenkbare’ – waarin per incident alle te nemen stappen beschreven staan. Dit kost even wat tijd en moeite maar in geval van nood betaalt zich dat dubbel en dwars terug. Een goed noodplan voorkomt misverstanden, verwarring en tijdverlies. Het kan het verschil maken tussen een klein ongelukje en een onbeheersbare situatie.
Help de hulpverleners
Binnen jouw bedrijf weet jij blindelings de weg. Dat geldt natuurlijk niet voor hulpverleners. Voorkom dat ze (te) lang moeten zoeken naar toe- en uitgangen, trappen of afsluiters. Gebruik daarvoor plattegronden en luchtfoto’s. Zorg ervoor dat toe- en uitgangen, trappen en afsluiters ook altijd goed bereikbaar zijn.
De afsluiter van de ondergrondse brandkraan zit hier onder een parkeerplaats. Natuurlijk niet handig als er brand uitbreekt en er een auto geparkeerd staat.
Geef locaties met een verhoogd risico – zoals locaties met een gastanks of voor opslag brandbare stoffen – goed aan op de plattegrond. Een luchtfoto erbij zorgt voor nog meer duidelijkheid. Bedenk dat elke minuut die je wint, eraan bijdraagt dat je bedrijf weer snel normaal kan functioneren.
Oefenen redt levens
Maatregelen die op papier lijken te kloppen, stuiten in de praktijk nogal eens op problemen. Ik kan dan ook niet genoeg het belang benadrukken van oefeningen. Boots met het calamiteitenteam verschillende noodsituaties na en test de beschreven maatregelen. Oefen vooral ook op je eigen bedrijf en niet alleen bij een trainingsinstituut. Gebruik je opgedane ervaring om het noodplan te verbeteren zodat noodmaatregelen in geval van nood ook echt werken.
In een reeks bijdragen laat Interpolis bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Z24. Interpolis biedt 500 boekjes met de best gelezen columns aan, aan de lezers van Z24 aan. Wil je dit boekje ontvangen, laat dan hieronder je adresgegevens achter.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl